Документы необходимые для изготовления печати
Документы, необходимые для оформления заказа на изготовление печатей и штампов.
Для изготовления печати или штампа организации требуется предоставить свидетельство о регистрации.
1. Гербовые печати для государственных организаций и предприятий.
Гербовые печати изготавливаются только предприятиям федерального подчинения, либо при предъявлении копии документов о разрешении использования государственной символики. В каждом случае в первую очередь необходимо подтвердить право организации на пользование гербовой печатью.
Таким правом обладают:
а) предприятия или организации, в свидетельстве о государственной регистрации которых указана одна из следующих форм собственности: федеральное государственное учреждение или федеральное государственное унитарное предприятие, либо, если в учредительных документах зафиксировано право на использование гербовой печати;
б) школы и институты, прошедшие государственную аккредитацию и, независимо от формы собственности, выдающие аттестаты или дипломы об образовании государственного образца (в соответствии со ст. 1 и п. 2 ст. 27 Закона РФ от 10.07.1992 г. 3266-1 «Об образовании»);
в) другие учреждения и предприятия, имеющие в соответствии с нормативными актами РФ, государственный статус, либо выполняющие государственную функцию при наличии акта или документа о разрешении пользоваться им государственной символикой;
г) органам федеральной власти (МВД, ФСБ, ИМНС, Федерального Казначейства и т.д.);
д) нотариусы.
В случае, когда предприятие является филиалом, отделением или дочерней компанией вышестоящей организации, указанной в учредительных документах, требуется ксерокопия свидетельства о государственной регистрации этой вышестоящей организации для правильного написания названия.В случае, когда у предприятия нет своего ИНН и ОГРН, а она является подразделением вышестоящей организации, то требуется свидетельство «О постановке на налоговый учет» (ИНН), и «О государственной регистрации» (ОГРН) вышестоящей организации. Необходимо также письмо от вышестоящей организации с просьбой об изготовлении гербовой печати.
Необходимые документы:
а) письмо от организации на фирменном бланке со всеми реквизитами, за подписью директора и главного бухгалтера, заверенное печатью;
б) ксерокопии свидетельства «О регистрации предприятия» (ОГРН) и свидетельства «О постановке на налоговый учет» (ИНН) с пометкой “Для изготовления печати”, заверенные подписью директора предприятия и печатью предприятия. Ксерокопии должны быть изготовлены на копировальном аппарате, а не на термобумаге;
в) эскиз печати (выдается фирмой «Владлена») заполняется печатными буквами представителем заказчика. В эскизе прописывается вся необходимая информация и ее месторасположение на печати. Заказчик заверяет эскиз своей подписью.
Выдача готовой гербовой печати
Выдача готовой гербовой печати осуществляется только при наличии правильно заполненной доверенности от организации, заказавшей печать, и паспорта доверенного лица. Оттиск печати ставится на письме заказчика, и, после проверки вместе с сотрудником фирмы «Владлена», представитель заказчика заверяет правильность выполнения заказа своей подписью (с расшифровкой) с указанием даты получения. После этого оттиск печати ставится в специальном журнале, где фиксируются накладной, доверенности и дата получения. Клиент ставит свою подпись под словами «Печать проверил и получил», а сотрудник фирмы - под словами «Проверил и выдал». Документы, предоставленные заказчиком для изготовления печати, подшиваются в папку и вместе с описью передаются на хранение. Срок хранения документов - 5 лет.
Внимание!
Государственным предприятиям точные копии гербовых печатей не изготавливаются.
Дубликаты печатей помечаются в нижнем поле буквой Д, и римскими цифрами I, II, III, в зависимости от того, сколько дубликатов было изготовлено ранее. Например, Д II – второй дубликат основной печати. Номерные печати помечаются цифрами I, II, III.
2. Основные и вспомогательные печати существующих коммерческих и государственных учреждений
Необходимые документы:
а) ксерокопия свидетельства о регистрации предприятия с пометкой «Для изготовления печати» и подписью директора предприятия;
б) письмо со всеми реквизитами с просьбой об изготовлении печати, подписанное директором и главным бухгалтером с расшифровкой подписей, заверенное основной (финансовой) печатью;
в) представитель заказчика заполняет эскиз печати (предоставленный фирмой «Владлена») разборчиво или печатными буквами, и расписывается в том, что информация и ее расположение верно.
г) доверенность
д) в случае, если у заказчика нет какого либо документа, в папку заказа подшивается ксерокопия его паспорта. Все недостающие документы должны быть предоставлены заказчиком при получении печати. Печать будет изготовлена по заполненному заказчиком эскизу. Однако, если информация, предоставленная клиентом на момент получения, не совпадет с информацией предоставленной ранее, или если недостающие документы не представляются заказчиком на момент получения, то печать подлежит уничтожению в присутствии заказчика. В этом случае, внесенные ранее деньги заказчику не возвращаются.
3. Точные копии печатей для коммерческих организаций
Необходимые документы:
а) ксерокопия свидетельства о регистрации с пометкой «Для изготовления копии печати», заверенная подписями (расшифрованными) директора и главного бухгалтера предприятия;
б) письмо с просьбой изготовить точную копию с подписями (расшифрованными) директора и главного бухгалтера предприятия. При изготовлении дубликата, в письме должно быть указано: «Прошу изготовить дубликат печати в количестве … по прилагаемому оттиску. Доверяю заказать дубликат печати нашего предприятия гр. ……………. Паспорт………» Если заказчиком является сам директор и имеет на руках основную печать предприятия, то можно написать письмо от руки и заверить печатью. (При этом ксерокопия паспорта обязательна!)
в) хороший оттиск печати;
г) ксерокопия паспорта представителя заказчика;
д) доверенность.
Внимание!
Без указанных документов дубликаты печатей не изготавливаются.
4. Печати новых коммерческих организаций
Необходимые документы:
а) письмо с просьбой изготовить печать для нового предприятия с подписями (расшифрованными) директора и главного бухгалтера (если есть) предприятия. При изготовлении печати, в письме должно быть указано: «Прошу изготовить печать в количестве ….. для нового предприятия……. Доверяю заказать дубликат печати нашего предприятия гр. ……………. Паспорт………» Если заказчиком является сам директор, то можно написать письмо от руки. (При этом ксерокопия паспорта обязательна!);
б) ксерокопия или данные паспорта представителя заказчика;
в) свидетельство о регистрации (ксерокопия с пометкой «Для изготовления печати» и заверенная подписью (расшифрованной) директора предприятия); При принятии свидетельства необходимо сравнить дату выдачи свидетельства и текущую дату. Как правило, печать заказывают в течение трех - четырех дней после выдачи свидетельства. Если свидетельство «просрочено», необходимо более тщательно проверить все документы;
г) доверенность.
5. Печати для предпринимателейНеобходимые документы:
а) свидетельство о регистрации (ксерокопия с пометкой «Для изготовления печати (штампа)» и подписью предпринимателя);
б) заявление на изготовление печати;
в) ксерокопия или данные паспорта (если свидетельство нового образца);
г) при заказе или получении печати другим лицом обязательна доверенность и ксерокопия (данные) паспорта заказчика и владельца.
Внимание!
В случае смены фамилии (женщиной вследствие замужества) свидетельство должно быть переделано на новую фамилию, старое свидетельство не принимается.
6. Печать (штамп) врача
Необходимые документы:
а) диплом врача (ксерокопия с пометкой «Для изготовления печати (штампа)» и подписью врача);
б) заявление на изготовление печати;
в) ксерокопия или данные паспорта;
г) в случае смены фамилии (женщиной, вследствие замужества) необходимо свидетельство о браке.
7. Печать (штамп) аудитора, нотариуса
Необходимые документы:
а) лицензия (ксерокопия с пометкой «Для изготовления печати (штампа)» и подписью аудитора);
б) заявление на изготовление печати;
в) ксерокопия или данные паспорта.
Внимание!
Личные печати врачей, нотариусов, частных предпринимателей, аудиторов заказываются ими лично.
8. Факсимиле
Необходимые документы:
а) заявление на изготовление факсимиле;
б) факсимиле заказывается только самим владельцем подписи;
в) возможен заказ от предприятия – в этом случае предоставляется письмо от этого предприятия.
9. Штампы коммерческих организаций
Необходимые документы:
а) штампы с наименованием организации – письмо от организации;
б) штампы с фамилией – письмо от организации, либо заявление от физического лица;
в) угловые штампы - письмо от организации. При получении необходима доверенность.
Внимание!
Для изготовления штампов общего пользования, таких как - ОПЛАЧЕНО, ПОЛУЧЕНО, ПРИНЯТО и т.д. - никаких документов не требуется!
10. Пломбир и печать для опечатывания дверей
Необходимые документы:
а) письмо от фирмы, или заявление от частного лица (ксерокопия или данные паспорта);
б) при оплате по безналичному расчету доверенность обязательна.
Порядок приема заказа
а) данные заказа вводятся в компьютерную базу, заполняется счет-заказ.
Обязательные поля заполнения: сокращенное наименование, полное наименование, ИНН, адрес предприятия, телефон, представитель заказчика, дата и время выдачи;
б) счет-заказ распечатывается в трех экземплярах:
- 1 экз. передается заказчику;
- 2 экз. прикрепляется к документам заказчика и передается в работу;
- 3 экз. передается для выписки документов.
При оплате наличными счет-заказ выписывается в двух экземплярах.
Выдача заказа
Выдача готовой продукции осуществляется только при наличии правильно заполненной доверенности от организации заказавшей печать и паспорта доверенного лица.
Оттиск печати ставится на письме заказчика, и, после проверки вместе с сотрудником фирмы «Владлена», представитель заказчика заверяет правильность выполнения заказа своей подписью (с расшифровкой) с указанием даты получения.
После этого оттиск печати ставится в специальном журнале, где фиксируется дата получения. Клиент ставит свою подпись под словами «Печать проверил и получил», а сотрудник фирмы - под словами «Проверил и выдал». Документы, предоставленные заказчиком для изготовления печати, подшиваются в папку и вместе с описью передаются на хранение. Срок хранения документов 5 лет.
